Description du Contexte / Environnement du poste
Le Pôle médico-social est composé de l’ITEP de St Venant et de la MAS de Béthune
MAS : Maison d’Accueil Spécialisée
ITEP : Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique
Contexte de travail :
- Travail de jour 50 % (1semaine sur 2 jours et 1 semaine sur 3 jours)
Missions générales
Missions générales
L’adjoint administratif est chargé de l’exécution des tâches administratives relatives au bon fonctionnement des structures du pôle médico-social.
Missions principales et activités :
- Accueil des personnes (familles, partenaires …),
- Gestion administrative des entrées/sorties des résidents,
- Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour),
- Gestion des états trimestriels de présence (CPAM),
- Participation à l’utilisation de Via Trajectoire,
- Mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,
- Suivi des enquêtes,
- Gestion des régies administratives,
- Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,
- Gestion du logiciel CHRONOS,
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),
- Gestion documentaire,
- Organisation de réunions, commissions spécialisées,
- Prise de notes, mise en forme de documents,
- Rédaction de notes, documents et/ou rapports,
- Rédaction annuelle des rapports d’activités,
- Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
- Réception du courrier,
- Traitement des courriers, dossiers, documents,
- Organiser et contrôler les dossiers des usagers,
- Classement, archivage,
- Traitement des mandats et demandes patrimoine,
- Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,
- Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d’établissement.
Missions spécifiques ITEP :
- Gestion des taxis,
- Participation préparation pré-rentrée.
Caractéristiques particulières du poste
- Maitrise des logiciels Excel et Word
Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
Liaison hiérarchique :
- Directeur de l’Offre Médico-Sociale,
- Cadre Supérieur Socio Educatif
- Coordinatrice Educatif
Relations fonctionnelles :
- Equipes administratives,
- Thérapeutique,
- Pédagogique,
- Educatives.
Compétences attendues et souhaitées
- Capacité d’écoute,
- Capacité d’adaptation,
- Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,
- Sens des responsabilités,
- Autonomie et capacité à prendre des initiatives,
- Faire preuve de discrétion professionnelle,
- Capacité d’analyse et d’organisation.
Contact
La Direction des Ressources Humaines
recrutement.vla@ghtpsy-npdc.fr
03.21.63.73.70
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Renseignements
Mme DERUDDER Ségolène
Cadre Supérieur Socio Educatif
segolene.derudder@ghtpsy-npdc.fr
au 03.21.63.15.60
Candidature à adresser à :
recrutement.vla@ghtpsy-npdc.fr
La Direction des Ressources Humaines
Pour les candidatures internes :
Lettre motivée avec CV sous couvert de l’encadrement